Fakturę dla zagranicznego partnera należy wystawić zawsze, gdy zawiera się transakcję z zagraniczną firmą. Rozwój wielu przedsiębiorstw przyczynia się do coraz częstszej konieczności wystawiania takich faktur. To natomiast powoduje, że konieczne jest sporządzenie faktury na obcą walutę. Nie ma żadnych przeciwskazań, żeby polski podatnik wypełnił taki dokument, należy jednak pamiętać, że to faktura dla sprzedaży w Polsce, a więc kwota netto i brutto mogą być zapisane w euro, natomiast podatek VAT musi być uwzględniony w polskim złotym. Można dodatkowo przeliczyć ten podatek na obcą walutę, ale nie jest to konieczne.
W przypadku tego rodzaju dokumentu zasady co do terminów sporządzania również obowiązują te same, co w przypadku faktur krajowych – należy wystawić go do 15. dnia miesiąca, który następuje po miesiącu, w którym doszło do sprzedaży towaru lub do wykonania usługi.
Co powinna zawierać taka faktura?
Faktura wystawiona w obcej walucie musi zawierać te same elementy, co klasyczna faktura wystawiana w złotówkach, a więc są to:
- data wystawienia dokumentu,
- kolejny numer faktury, umożliwiający jej łatwą identyfikację,
- imię i nazwisko/nazwa podatnika oraz nabywcy towarów,
- NIP sprzedawcy i nabywcy,
- nazwa towaru lub usługi,
- data dokonania dostawy towarów (lub wykonania usługi) albo też data otrzymania zapłaty, jeśli różni się od daty wystawienia faktury,
- miara i ilość dostarczonych towarów (lub wykonanych usług),
- cena jednostkową netto,
- wartość netto dostarczonych towarów lub wykonanych usług,
- stawka podatku,
- suma wartości sprzedaży netto z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną z VAT,
- kwota podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku,
- kwota należności ogółem.
O czym jeszcze należy pamiętać przy wystawianiu faktur dla zagranicznego partnera?
Wystawiając fakturę dla zagranicznego partnera, należy określić miejsce świadczenia usług, ponieważ umożliwia to na ustalenie sposobu rozliczenia podatku VAT. Według przepisów ustawy o podatku od towarów i usług do celów księgowych konieczne jest przeliczenie wszystkich wartości na fakturze na walutę krajową. To ważne, aby zapisie umieszczonym w Księdze Przychodów i Rozchodów widniała waluta PLN. W celu prawidłowego przewalutowania należy korzystać z kursu średniego Narodowego Banku Polskiego, a dokładniej z danych z ostatniego dnia roboczego przed powstaniem obowiązku podatkowego.
Jeśli chodzi o język faktury, to można wystawić ją w języku kontrahenta, choć najczęściej spotyka się dokumenty w języku angielskim – to zapewnia zwykle zrozumienie obu stronom. Dla polskich przedsiębiorców istotne powinno być posiadanie polskich wersji na wypadek ewentualnych kontroli.
W przypadku gdy kontrahent zagraniczny należy do państw członkowskich Unii Europejskiej, to przedsiębiorca ma obowiązek dokonać rejestracji do celów VAT UE. Ta rejestracja odbywa się na podstawie wniosku VAT-R i części C.3. Po tym działaniu przedsiębiorca otrzyma swój NIP EU, który umożliwi mu wykonywanie transakcji z unijnymi partnerami.
Wszystko może wydawać się nieco skomplikowane, ale sprawę ułatwia program do faktur.
Wystawianie faktur w euro przy użyciu programu
Oprogramowanie do fakturowania to pomoc w wielu kwestiach, również wtedy, gdy chodzi o wystawienie faktury w euro dla zagranicznego kontrahenta. Korzystając np. z programu Melpe, możliwe jest automatyczne pobieranie kursów walut z tabeli ogłaszanej przez NBP. Nie trzeba szukać tych informacji samodzielnie, bo system się tym zajmie. Dodatkowo ma się pewność, że wyliczenie będzie dokładne w każdym szczególe.
Cały proces wystawiania faktury nie będzie się wiele różnił od wystawiania faktury w polskich złotych. W odpowiednim miejscu w programie wystarczy tylko wybrać walutę w euro oraz zaznaczyć jej kurs. Po określeniu wymaganej waluty system automatycznie pobierze jej średni kurs. Wystawianie faktury odbywa się zgodnie ze wszystkimi wymaganiami prawa, a więc przypomnijmy jeszcze raz – kwoty przedstawione w euro oraz złotych.
Programy do fakturowania są przydatne, więc warto w nie inwestować. W celu poszukiwania najlepszego dla siebie można skorzystać z okresów próbnych – wiele programów takowe oferuje.